Falhas manuais na gestão de viagens corporativas ainda geram perdas financeiras, retrabalho e riscos de compliance para empresas
São Paulo, junho de 2026 – Em um cenário de retomada e crescimento cada vez maior das viagens corporativas, empresas têm enfrentado um desafio silencioso, mas de alto impacto financeiro: a falta de controle sobre despesas realizadas durante deslocamentos a trabalho. Processos manuais, planilhas, falhas de conciliação e ausência de integração entre sistemas ainda fazem parte da rotina de muitas organizações, e podem gerar perdas significativas.
Segundo a Biosfera Copastur, agência 360 com mais de 50 anos de bagagem em gestão de viagens corporativas, eventos e outras jornadas, entre os erros mais recorrentes estão a duplicidade de lançamentos, perda de comprovantes, reembolsos indevidos, despesas fora da política corporativa e inconsistências causadas por preenchimentos manuais. Embora pareçam falhas pontuais, esses problemas comprometem o fechamento financeiro, aumentam o retrabalho das equipes e reduzem a previsibilidade orçamentária das empresas.
Dados do setor mostram que o tema ganhou ainda mais relevância com o aumento do volume de viagens corporativas nos últimos anos. Segundo levantamento divulgado pela GBTA (Global Business Travel Association), custos operacionais e conflitos relacionados à gestão de viagens continuam entre os principais fatores que impactam a eficiência financeira das empresas em 2026.
“O problema não está apenas no gasto indevido em si, mas na falta de visibilidade sobre ele. Quando a empresa demora dias ou semanas para identificar inconsistências, ela perde capacidade de controle e tomada de decisão”, afirma Edmar Mendoza, CEO da Biosfera Copastur.
Segundo Mendoza, um dos erros mais comuns é a duplicidade de despesas, quando um mesmo gasto é lançado mais de uma vez em sistemas diferentes ou reembolsado simultaneamente via cartão corporativo e prestação de contas. “São falhas difíceis de perceber em processos descentralizados e totalmente manuais. Quando isso acontece em escala, o impacto financeiro pode ser relevante”, diz.
Outro ponto crítico é a perda de comprovantes fiscais. Além de atrasar prestações de contas, a ausência de documentação compromete auditorias internas e pode gerar problemas tributários. “Muitas empresas ainda dependem que a pessoa colaboradora guarde comprovantes físicos durante viagens corporativas. Esse modelo já não acompanha a velocidade e a complexidade da operação atual”, afirma o executivo.
Para reduzir riscos e desperdícios, além de economizar papel e contribuir com a sustentabilidade, empresas têm acelerado investimentos em automação da gestão de despesas corporativas. Ferramentas automatizadas permitem integrar cartões corporativos como o CopasturCard, recibos, relatórios de despesas das viagens e ERPs em uma única plataforma digital, reduzindo lançamentos manuais e aumentando o controle em tempo real.
“A automação transforma um processo operacional em uma fonte estratégica de dados. Quando a empresa consegue enxergar padrões de consumo, desvios e oportunidades de economia em tempo real, ela melhora sua eficiência financeira como um todo”, afirma Mendoza.
Segundo o executivo, outro ganho importante está na experiência das próprias pessoas colaboradoras. “Processos manuais geram desgaste tanto para quem viaja quanto para quem faz a conferência financeira. Entendemos que a tecnologia reduz atritos, elimina retrabalho e acelera aprovações. Aqui na Copastur, oferecemos soluções integradas que automatizam etapas da gestão de viagens e despesas corporativas, trazendo mais controle, agilidade e eficiência para as empresas”, diz.
A tendência é que as empresas avancem cada vez mais para modelos integrados de gestão de viagens e despesas, especialmente diante da crescente necessidade de eficiência operacional e controle orçamentário.
