COVID-19 exacerbou uma estrutura já desafiadora de regulamentações de conformidade de viagens para empresas. Não apenas muitos funcionários ficaram presos no exterior quando os bloqueios nacionais foram impostos sem aviso, os funcionários agora se adaptaram ao trabalho remoto e cada vez mais estão pedindo para trabalhar no exterior. Tanto os arranjos de trabalho planejados quanto os não planejados têm amplos efeitos colaterais no que diz respeito ao cumprimento de impostos e imigração.
Embora a pandemia tenha criado muitas incertezas e impedido muitas viagens de negócios este ano, uma coisa está mais aparente do que nunca: a importância de uma política corporativa de viagens e medidas de conformidade para proteger sua organização e seu pessoal.
O pesadelo da conformidade em viagens: Fato ou Ficção?
É uma crença amplamente aceita que apenas viagens de longo prazo darão origem a uma obrigação de conformidade. Como explica Michelle Berners-Price, Diretora de Serviços de Mobilidade Global da KPMG, o fato é que, em muitos casos, tais obrigações surgem a partir do momento em que uma viagem de negócios é planejada. Considere, por exemplo, a necessidade de obter uma autorização de trabalho ou visto. Isso é particularmente relevante à luz do Brexit, que está tendo um impacto real sobre as pessoas que antes não teriam pensado em precisar de documentação para viagens na UE. Também será uma surpresa para alguns que as obrigações fiscais e previdenciárias podem surgir desde o primeiro dia de uma viagem de negócios, dependendo de uma complexa rede de tratados.
Na Europa, o assunto atual é a Diretiva Destacados de Trabalhadores, que visa proteger os direitos trabalhistas dos funcionários que trabalham temporariamente em um Estado Membro da UE / EEE. Nos casos em que a diretiva foi adotada, é obrigatório registar os detalhes do destacamento junto das autoridades do país de acolhimento antes de ter lugar a viagem de negócios. Os critérios para quando e por que uma postagem deve ser registrada variam de estado para estado e os requisitos podem ser onerosos – incluindo obrigações de reter documentos, como recibos de pagamento e planilhas de horas como prova dos direitos do funcionário.
Por que a conformidade com viagens deve estar no radar dos gestores de viagens?
As obrigações e riscos de conformidade com viagens de negócios e trabalho remoto são claramente complexos, abrangentes e impactam várias partes interessadas. As regras e regulamentos são diferentes entre os países e irão variar dependendo da combinação do país e dos detalhes pessoais do funcionário, como sua nacionalidade. É totalmente viável que os funcionários que trabalham no mesmo destino tenham que cumprir requisitos diferentes e as obrigações das empresas em relação a eles podem ser diferentes.
As corporações precisam de muito trabalho para implementar os processos e ferramentas certos para lidar com a mudança nos padrões de trabalho que surgiu como resultado da pandemia COVID-19 e agora se tornou o novo normal. Soma-se a isso as preocupações com a segurança dos dados pessoais, à medida que os governos correm para mudar dos pedidos tradicionais para os eletrônicos de passaportes e vistos.
Os gestores de viagens devem estar cientes das regras e vigilantes para mudanças, pois o não cumprimento pode ter consequências graves, que vão desde impostos extras, multas e até sanções legais. O impacto sobre o funcionário também não deve ser esquecido. Os funcionários esperam ser protegidos por seu empregador quando viajam a trabalho e isso é um fator chave para a retenção de funcionários.
A digitalização está ajudando as empresas a cumprir e minimizar os riscos
A tecnologia fornecerá às organizações os meios para se protegerem de riscos desnecessários e garantir que, no caso de uma auditoria, elas possam ter certeza de que medidas adequadas foram tomadas para garantir que as obrigações de conformidade sejam cumpridas.
Com os processos e ferramentas corretos de conformidade para viagens, os viajantes corporativos podem voltar à estrada com segurança e as empresas podem ter a certeza de que estão cumprindo devidamente os regulamentos e seu dever de cuidar de seus funcionários.
